Términos y condiciones de participación |Cumbre CEIBA

Términos y Condiciones de Participación

Fechas: Septiembre 30 – Octubre 2, 2025 | Cali, Colombia

Al confirmar su participación en la Cumbre CEIBA, los y las participantes aceptan los siguientes términos y condiciones:

1. Participación y Acceso

La asistencia es únicamente por invitación y está sujeta a confirmación por parte del equipo organizador.
Los participantes deben completar el proceso de registro y proporcionar información precisa y completa.
El equipo organizador se reserva el derecho de rechazar o revocar el acceso a cualquier persona que no cumpla con estos términos o incurra en conductas inapropiadas.

2. Código de Conducta

CEIBA está comprometida con la creación de un ambiente seguro, inclusivo y respetuoso para todas las personas participantes.
No se tolerará ningún tipo de discriminación, acoso o comportamiento irrespetuoso.
Se espera que las personas participantes se involucren de manera constructiva y respeten la diversidad de opiniones y trayectorias presentes.

3. Fotografía, Grabación y Medios

El evento será documentado mediante fotografías, video y transmisión en vivo.
Al asistir, las personas participantes autorizan a los organizadores a utilizar su imagen, voz o apariencia captada durante el evento con fines de comunicación, educativos y promocionales, en cualquier formato.
Quienes no deseen aparecer en ningún registro audiovisual deben notificarlo por escrito al equipo organizador antes del inicio del evento.

4. Viaje y Alojamiento

Salvo que se indique lo contrario, las personas participantes son responsables de sus propios arreglos de viaje, alojamiento y gastos relacionados.
En caso de que el equipo organizador proporcione hospedaje o alimentación, se deberá informar previamente sobre cualquier requerimiento alimentario o necesidad de accesibilidad.

5. Cambios en el Programa

Los organizadores se reservan el derecho de modificar la agenda, personas invitadas, sede o formato del evento en cualquier momento debido a circunstancias imprevistas.
Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a las personas registradas.

6. Responsabilidad

Los organizadores no se hacen responsables por lesiones personales, pérdidas o daños a pertenencias durante el evento.
Se recomienda a las personas participantes contar con un seguro adecuado que cubra viajes y objetos personales.

7. Protección de Datos y Privacidad

CEIBA y sus organizaciones aliadas están comprometidas con la protección de los datos personales conforme a las leyes aplicables de protección de datos, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), cuando corresponda.

Qué datos recopilamos:

Nombre, información de contacto, institución y otros datos proporcionados durante el registro.
Información sobre preferencias o necesidades específicas (por ejemplo, alimentación, movilidad) relevantes para la participación en el evento.
Imágenes (fotografías, videos) tomadas durante el evento.

Cómo usamos los datos:

Para gestionar la logística, comunicación y operaciones del evento.
Para brindarte información antes, durante y después del evento.
Para realizar reportes del evento y promover futuras ediciones de CEIBA o iniciativas relacionadas.
Para el envío desde nuestros aliados, patrocinadores y colaboradores de información publicitaria, comercial o institucional de productos o servicios de acuerdo a su objeto social.
Para cumplir con obligaciones legales o institucionales.

Cómo almacenamos y protegemos los datos:

Tus datos se almacenarán de forma segura y solo serán accesibles por personal autorizado.
No venderemos, alquilaremos ni compartiremos tus datos personales con terceros para fines comerciales.
Puedes solicitar el acceso, corrección o eliminación de tus datos personales en cualquier momento escribiendo al equipo organizador a ceiba@cminds.co.

Al registrarte y participar en CEIBA, otorgas tu consentimiento para la recopilación y uso de tus datos conforme a lo descrito anteriormente.

Para consultas o inquietudes relacionadas con estos Términos y Condiciones o la Protección de Datos, por favor contacta al equipo organizador en ceiba@cminds.co

Terms and Conditions of Participation

Dates: September 30 – October 2, 2025 | Cali, Colombia

By confirming participation in the CEIBA Summit, speakers and attendees agree to the following terms and conditions:

1. Participation and Access

Attendance is by invitation only and subject to confirmation by the organizing team.
Participants must complete the registration process and provide accurate and complete information.
The organizing team reserves the right to refuse or revoke access to any participant who fails to comply with these terms or engages in inappropriate conduct.

2. Code of Conduct

CEIBA is committed to providing a safe, inclusive, and respectful environment for all participants.
Discrimination, harassment, or disrespectful behavior of any kind will not be tolerated.
Participants are expected to engage constructively and respect the diversity of views and backgrounds present.

3. Photography, Recording, and Media

The event will be documented through photography, video, and live streaming.
By attending, participants grant the organizers the right to use any image, voice, or likeness captured during the event for communication, educational, and promotional purposes, in any media format.
Participants who do not wish to appear in any recordings must notify the organizers in writing before the start of the event.

4. Travel and Accommodation

Unless otherwise specified, participants are responsible for their own travel arrangements, accommodation, and related expenses.
If accommodation or meals are provided by the organizers, participants must notify the team of any dietary or accessibility requirements in advance.

5. Changes to the Program

The organizers reserve the right to modify the agenda, speakers, location, or format of the event at any time due to unforeseen circumstances.
Any substantial changes will be communicated in a timely manner to registered participants.

6. Liability

The organizers are not liable for any personal injury, loss, or damage to personal property during the event.
Participants are encouraged to secure appropriate insurance coverage for travel and personal belongings.

7. Data Privacy and Protection

CEIBA and its organizing partners are committed to protecting your personal data in accordance with applicable data protection laws, including the General Data Protection Regulation (GDPR) where applicable.

What data we collect:

Name, contact information, affiliation, and any additional data you provide during the registration process.
Information on preferences or needs (e.g. dietary, mobility) relevant to event participation.
Media (photos, videos) captured during the event.

How we use your data:

To manage event logistics, communications, and on-site operations.
To provide you with information before, during, and after the event.
To report on the event and promote future editions of CEIBA or related initiatives.
To receive information from our allies, sponsors and/or partners regarding promotional materials, institutional products or services.
To comply with legal or institutional obligations.

How we store and protect your data:

Your data will be stored securely and accessed only by authorized personnel.
We will not sell, rent, or share your personal data with third parties for commercial purposes.
You may request access to, correction of, or deletion of your personal data at any time by contacting the organizing team at ceiba@cminds.co.

By registering for and participating in CEIBA, you consent to the collection and use of your data as described above.

For questions or concerns related to these Terms and Conditions or Data Privacy, please contact the organizing team at ceiba@cminds.co